A tapasztalt cégvezetők már nem esnek abba a hibába, hogy egy új szoftver bevezetésének eldöntésekor csak annak árát nézik.

Ezt ahhoz tudnám hasonlítani, mintha autóvételkor kizárólag az alapján döntenél, hogy mennyibe kerül az autó. Ha így lenne, akkor azt hiszem, hogy a Mercedes vagy a Porsche abba is hagyhatná az autógyártást! :)

Tehát ahhoz, hogy egy szoftver árát minősíteni tudd, először is meg kell határoznod a céljaidat: mit akarsz elérni a szoftver használatával, mik az elvárásaid, milyen funkciókat szeretnél.

Mik lehetnek ezek a célok? Tipikusan egy szoftver a következőkben tud jelentős segítséget nyújtani számodra (természetesen ezeket az üzleti igényeidre kell szabni):

• nagy mennyiségű, egyszerű, ismétlődő, ugyanolyan módon végrehajtandó feladatok gyorsabb, időzített és akár teljesen automatizált elvégzése (pl. minden ügyfeled számára egyedi ajánlatok készítése az ügyfél nyilvántartásod és egy Word sablon alapján, majd ezek e-malben való kiküldése)
• bonyolult, nagy számításigényű, de algoritmizálható feladatok jelentősen gyorsabb elvégzése (pl. több kézbesítési ponttal rendelkező útvonal optimalizálása egy futárszolgálat számára)
• adatok rögzítése, rendszerezett tárolása, gyors visszakeresése, szűrése, listázása, rendezése, részleteinek megtekintése, kapcsolódó adatok elérése (pl. az ügyfeleid története: mikor, mit vásároltak, milyen kommunikáció zajlott köztetek, hogyan reagáltak a marketing kampányaidra: nagyon hasznos lehet, ha ezt megnézed, mielőtt tárgyalsz velük)
• naprakész statisztikák, kimutatások biztosítása (pl. mennyire nyereséges egy terméked, mennyire volt hatásos egy reklám kampányod, kik a legjobb vevőid, mennyit költenek ők átlagosan, kik a rossz vevőid)
• adatok feldolgozása: számítási, átalakítási, kommunikációs feladatok (pl. ha alvállalkozót alkalmazol a termékeid házhozszállítására, akkor egy online megrendelés esetén automatikusan értesítheted e-mailben őket arról, hogy mi lesz a feladatuk)
• papír alapú adattárolás és kommunikáció felváltása elektronikus alapúra (amit persze bármikor kinyomtathatsz)
• folyamatok, feladatok állapotainak nyomonkövetése (pl. ha határidős projektjeid vannak, hasznos lehet egy projekt és feladat nyilvántartó és tervező rendszer, hogy egy munka csúszására, egy erőforrás kiesésére, stb., hatékonyan tudj reagálni)
• tevékenységek naplózása (pl. ha szeretnéd tudni, hogy melyik alkalmazottad mikor, mit csinált, vagy hogy mennyire hatékony)
• ellenőrzési feladatok a hibázási arány csökkentése érdekében (pl. ne adhasson az értékesítőd az ajánlatban véletlenül 55% engedményt 5% helyett)
• a bevált legjobb módszerek szerinti munkavégzés kikényszerítése (pl. az értékesítőid egységes módon vegyenek fel a nyilvántartásodba új ügyfelet, gyűjtsenek be róla minden fontos adatot, és rögzítsenek minden kommunikációt: így ha le kell váltanod az értékesítődet, nem kell attól félned, hogy az ügyféladataid is eltűnnek vele együtt, és könnyen át tudod adni az ügyfél kezelését egy másik értékesítőnek)
• mobilitás támogatása (pl. ha otthonról, vagy a reptérről is hozzá akarsz férni a céged adataihoz)

A szoftvervételre mindig úgy kell tekintened, mint egy befektetésre: időt, energiát, munkát, pénzt kell áldoznod a kifejlesztéskor, a bevezetéskor, a betanuláskor, a használat során, a hibák javításakor, a továbbfejlesztések esetén, cserébe (jó esetben) kevesebb alkalmazottad, kisebb szaktudással, kevesebb hibával, gyorsabban, több munkát fog tudni elvégezni, ezáltal növekedhet a profitod, csökkenhetnek a költségeid, megbízhatóbb, magasabb színvonalú lesz a céged teljesítménye, nő a vevőid száma és elégedettsége.

A serpenyőnek tehát két oldala van, és elvileg a döntés egyszerű: ha adott kockázat mellett és idő alatt megtérül a befektetésed, azaz egy elvárt nyereséget termel, akkor megéri belevágnod, ha nem, akkor nem.

A gyakorlat azonban sajnos bonyolultabb. Ugyanis nem könnyű megbecsülnöd azokat a nyereségeket, amelyek a minőség, a kiszámíthatóság, a megbízhatóság, a hatékonyság, a presztízs, a vevői elégedettség, a gyorsaság növekedésében, vagy a kockázatok, az ugyanolyan eredményhez szükséges munkaidő és képzettség, a hiba lehetőségek csökkenésében jelentkeznek. Emellett a költségoldalt sem egyszerű megtervezned, hiszen egy szoftver bevezetése és üzemeltetése egy csomó olyan járulékos költséggel, munkával és buktatókkal járhat, amire sok esetben csak a rutinos vezetők gondolnak.

Mindezen nehézségek ellenére azt javaslom, hogy ha egy szoftver bevezetésén töröd a fejed, akkor:

1. határozd meg a céljaidat (mert ugye a legjobb kapitány sem tudja jól irányítani a hajót, ha nem tudja, hová tart)
2. kérj ajánlato(ka)t a céljaid megvalósítására
3. készíts egy megtérülési becslést (mennyi idő alatt, milyen kockázat, költségek és munka mellett, milyen és mennyi pénzbeli és nem pénzbeli nyereség fog keletkezni)
4. majd a megtérülési becslés alapján dönts arról, hogy megéri-e belevágnod

Összefoglalva: az, hogy egy szoftver olcsó vagy drága, az relatív. Lehet, hogy számodra egy 10M Ft-os bevezetési és havi 200e Ft-os üzemeltetési költségű szoftver olcsó, mert ezzel havi 2M Ft többletbevételt tudsz elérni ugyanannyi munkával, és 6 hónap alatt megtérül, aztán pedig nyereséget termel (például egy munkafolyamat támogató rendszer, amely használatával az iparági átlagos 1 hét helyett 1 nap alatt tudod kiszolgálni az ügyfeleidet). De az is lehet, hogy egy 200e Ft bevezetési és havi 10e Ft üzemeltetési költségű szoftver drága, mert csak viszi a pénzt, de eredményeket nem hoz (pl. egy "céges" honlap, amit csak azért csináltattál meg, mert már mindenkinek van, de senki nem látogatja).

Ne olcsó és drága szoftverben gondolkozz tehát, hanem megtérülőben és veszteséget termelőben. Az előbbiek nagy előrelépést jelenthetnek a vállalkozásod fejlődésében, az utóbbiakat pedig jobb, ha elkerülöd.

A következő bejegyzésemben a szoftverek használatának költségeiről fogok írni, ugyanis ezek a legtöbb esetben nem egyeznek meg azok áraival. A megtérülési becslés elkészítésekor ugyanakkor nagyon fontos, hogy minden ráfordítást bekalkulálj, különben könnyen rossz döntést hozhatsz.

Ha e-mailt írnál nekem: attila.bernath{kukac}nexio.hu.