IT vállalkozóknak, érthetően

Ha szeretnél tenni a vállalkozásod sikerességéért, akkor akár már most is nekikezdhetsz.

Fejlesztenéd a vállalkozásod informatikáját, és jól jönne hozzá egy kis pénz? Most itt a lehetőség, de nincs sok időd!

Sokan erre a kérdésre azonnal rávágnák, hogy: dobozost, mert az olcsóbb! Mások pedig, hogy: egyedit, mert az olyan lesz, amilyet te akarsz!

Én azt mondom: attól függ! Miért? Ugyanis a döntés szempontjából a lényeg: melyik térül meg jobban, hamarabb, kisebb kockázattal, kevesebb befektetéssel, kevesebb munkával. Egy szoftver árával kapcsolatban azt már tudod, ugye, hogy ne csak a szoftver bekerülési költségét vedd figyelembe, hanem a használat teljes időtartamára vetített teljes költséget, beleértve a járulékos költségeket is? Ha nem így teszel, könnyen kerülhetsz olyan helyzetbe, hogy utólag fogsz rádöbbenni, hogy valójában sokkal többe kerül a szoftvered, mint hitted!

A költségeken kívül számos szempont van még, ami alapján érdemes mérlegelned. Csak felsorolásképpen leírok néhányat:

• kezdeti befektetés összege, cashflow (milyen időzítéssel kell kifizetned a szoftver teljes költségét)
• a hatékonyság növekedés mértéke (a céged a szoftver segítségével mennyivel tud több profitot  termelni, mint nélküle)
• a megtérülés ideje (mennyi idő alatt hozza be a szoftver használata a költségeit)
• kockázatok (pl. képesek lesznek-e a dolgozóid használni a szoftvert)
• használatba vétel kezdete (ha még ki kell fejleszteni a szoftvert, akkor ez több hónap is lehet)
• ergonómia (intuitív, könnyen használható-e a céged számára a szoftver)
• felhasználói élmény (szeretnék vagy utálnák az alkalmazottaid használni)
• megbízhatóság (mennyi hiba van benne, nagyobb terheltségnél is megfelelően működik-e)
• teljesítmény (pl. mennyire gyors egy számítás, nagyobb terheltségnél is megfelelően gyors-e)
• rendelkezésre állás (folyamatosan képes-e működni, akár a nap 24 órájában, akár nagyobb terheltség esetén is)
• skálázhatóság (több felhasználó, ügyfél, feladat esetén fenn lehet-e tartani az elvárt megbízhatóságot, teljesítményt, rendelkezésre állást további hardverek beiktatásával)
• kompatibilitás, integrálhatóság (a meglévő saját és partneri rendszerekhez, adatokhoz mennyire illeszthető)
• üzemeltethetőség, karbantarthatóság (mennyi idő, munka, pénz szükséges a jól működéshez)
• rugalmasság (változás és továbbfejlesztési igények mennyire könnyen megvalósíthatóak)

• biztonság (az adataid mennyire lesznek védve különféle fizikai és humán veszélyektől)
• testre szabhatóság (az egyéni igényeidet mennyire tudja teljesíteni a szoftver)
• ügyfél vélemények, referenciák (a szoftvergyártó cég ügyfeleinek véleménye, elégedettsége nagyon hasznos szempont lehet)

Megvannak tehát a szempontok, nézzük akkor, hogy ezek alapján mik a dobozos és az egyedi szoftverek előnyei és hátrányai. (Feltételeztem, hogy egy korrekt szoftvercég termékéről vagy szolgáltatásáról van szó, és nem egy kókleréről.)

A dobozos szoftver előnyei:

• kisebb bekerülési költség
• általában elérhető sok hozzád hasonló felhasználó véleménye
• az iparági legbeváltabb tapasztalatokra épített funkcionalitás
• az iparági sztenderdek kifinomult megvalósítása
• azonnal használatba vehető
• rendszeres hibajavítások, továbbfejlesztések, új verziók
• többféle szintű változat (pl. alap, haladó, profi)
• legtöbbször ingyenes próba lehetőség (demo, próbaverzió)
• kisebb kockázatok
• a használatba vételhez csak kevés munkádra van szükség

A dobozos szoftver hátrányai:

• egyedi igények szempontjából rugalmatlan: olyan, amilyen
• korlátozott testre szabhatóság
• hibajavítások, új funkciók kiadás ideje a gyártótól függ
• potenciális integrálási problémák
• elkerülhetetlen funkcionális és egyéb kompromisszumok

Az egyedi szoftver előnyei:

• egyedi igények szempontjából rugalmas: olyan, amilyet te akarsz: ezzel akár versenyelőnyt is szerezhetsz (de hátrányt is! J)
• teljesen testre szabható
• hibajavítások, új funkciók rövid időn belül kérhetőek
• könnyebben integrálható
• nem szükséges funkcionális és egyéb kompromisszumokat kötni

Az egyedi szoftver hátrányai:

• nagyobb bekerülési és teljes költség
• általában kevés elérhető referencia
• az egyedi igények, az iparági sztenderdektől való eltérés miatt minőségi, használhatósági kockázatok
• a fejlesztési idő akár több hónap vagy év is lehet
• nincs próba lehetőség (demo, próbaverzió)
• a használatba vételhez sok munkádra lehet szükség

Nos, ezek alapján úgy látszik, hogy a dobozos szoftver kedvezőbb választás lehet az előnyök és a hátrányok számossága alapján. Ez azonban nem igaz. Ugyanis minden vállalkozás más, és ezért minden vállalkozás számára más-más súllyal számít egy-egy előny vagy hátrány. Pl. lehet, hogy a te céged pont azért sikeres, mert az iparági bevált technikákkal szakított, és kifejlesztett egy saját, innovatív megoldást ugyanarra a problémára. Ekkor elképzelhető, hogy számodra nem felel meg az a dobozos szoftver, amit az egész iparág használ, és te szeretnél egy egyedit. Sőt, olyan helyzet is előfordul elég gyakran, hogy egy cég vegyesen használ dobozos és egyedi szoftvereket. Ez azért van így, mert bizonyos szempontok alapján a dobozos, más szempontok alapján pedig az egyedi szoftver a jobb választás.

Kategorikusan tehát nem lehet kijelenteni, hogy egyedi vagy dobozos szoftvert válassz, a jó döntést mindig csak az egyéni igényeid és a lehetőségeid szerint tudod meghozni.

Egyetértesz, vagy másképp látod? Miről olvasnál még itt szívesen? Írd meg kommentben!

Ha e-mailt írnál nekem: attila.bernath{kukac}nexio.hu.

Vágjunk a közepébe, és nézzünk ismét egy autós példát (ui. az autók nagyon hasonlítanak a szoftverekre :) ). Lássuk, milyen költségeid vannak, ha autózni szeretnél? Tegyük fel, hogy egy használt autó vásárlása mellett döntesz. Ekkor a várható költségek:

1. A kocsi ára: ezt ugye nem kell magyarázni
2. Az igényeid szerinti átalakítások költségei: kicserélteted a hifit, rakatsz rá csomagtartót és vonóhorgot, lopásgátlót építtetsz bele, és megjavíttatod a jobb hátsó ajtónál lévő kis horpadást, stb.
3. A használatba vétel költségei: át kell iratni, KGFB-t kötni rá, esetleg egyéb papírokat intézni, stb.
4. Üzemeltetési költségek: üzemanyag, tervezett és váratlan szervizek, adók (pl. súlyadó), stb.
5. "Frissítési" költségek: lejárt forgalmi, zöldkártya megújítása, olajcsere, új gumik, stb.
6. Tárolás költségei: jó, ha van egy garázsod az autó számára, de ha az utcán parkolsz vele, akkor is lesz tárolási költséged, csak lehet, hogy ez a szervizdíjakban fog tükröződni (a gyorsabb amortizáció miatt)
7. "Munka" költségek: időt, energiát (és lehet, hogy pénzt is) kell fordítanod arra, hogy kitaláld, milyen típust akarsz, hogy keresgélj a hirdetések között, hogy megnézd és kipróbáld a jónak tűnő autókat, ki kell választanod a megfelelőt, meg kell egyezned az árban és a feltételekben, szerződést kell kötnöd, beállítanod az ülést, a kormányt és a tükröket, megtanulni az automata váltó és a riasztó használatát, elolvasni és megérteni a gyártó által javasolt karbantartási teendőket, rendszeresen tankolni, szervizelni, papírokat frissíteni, ablakmosót után tölteni, stb.

Nos, ezek alapján látható, hogy egy kocsi használatának ára nem egyenlő a kocsi árával. Sőt, sokszor a használat éves költsége akár meg is haladhatja a vételi árat. (Pl. mostanában aktuális téma a gépjárművek vagyonadója: sokan panaszkodnak arra, hogy az öreg amerikai autójukra ez többe kerül évente, mint az autó értéke.)

És így van ez a szoftverekkel is. Egy csomó járulékos költség van még az áron kívül, amit a tapasztalt cégvezetők számításba is vesznek, de lehet, hogy neked eszedbe sem jutnának. Mik lehetnek ezek konkrétabban? Tegyük fel, hogy egy szoftver termék (tehát egy dobozos szoftver, és nem egy egyedi fejlesztés) vásárlása mellett döntesz. Nézzük a felmerülő költségeket:

1. A szoftver vételi ára: a termék licenceinek ára (ami sokszor függ a felhasználók számától, és persze akár több mástól is)
2. Az igényeid szerinti átalakítások költségei: testreszabás, konfigurálás, paraméterezés, finomhangolás. egyedi funkciók fejlesztése, integráció a meglévő rendszereidhez, stb.
3. A használatba vétel költségei: telepítés, adatok feltöltése, migrálása, más rendszerekkel való összekapcsolás, stb.
4. Üzemeltetési költségek: alkalmazás, adatbázis és rendszer üzemeltetés, hibaelhárítás, problémák megoldása, felhasználók támogatása, tárhely/rezsi költségek, stb.
5. "Frissítési" költségek: hibák javítása, verzió frissítés, lejárt licencek megújítása, változási kérések, új funkció igények megoldása, új szoftverre való áttérés
6. Tárolás költségei: hardver, operációs rendszer, adatbázis szoftver költségei, számítógépek tárolása, stb.
7. "Munka" költségek: időt, energiát és BIZTOS, hogy pénzt is kell fordítanod arra, hogy kitaláld, milyen szoftvert akarsz, hogy keresgélj a lehetőségek között, hogy megnézd és kipróbáld a jónak tűnő szoftvert, ki kell választanod a megfelelőt, meg kell egyezned az árban és a feltételekben, szerződést kell kötnöd, átgondolnod és strukturáltan leírnod az extra elvárásaidat, letesztelned ezek megvalósítását, megtanítanod az alkalmazottaidat a szoftver használatára, stb.

A lista persze korántsem teljes. Viszont remélem, hogy sikerült egy jó hasonlaton keresztül megmutatnom számodra, hogy a szoftver használatának ára közel sem egyenlő a szoftver árával (hanem általában sokkal több).

Legközelebb arról fogok írni, hogy mi a dobozos és az egyedi szoftver, és hogy melyiknek mik az előnyei és hátrányai. Addig is örömmel várom a véleményed kommentben!

Ha e-mailt írnál nekem: attila.bernath{kukac}nexio.hu.

A tapasztalt cégvezetők már nem esnek abba a hibába, hogy egy új szoftver bevezetésének eldöntésekor csak annak árát nézik.

Ezt ahhoz tudnám hasonlítani, mintha autóvételkor kizárólag az alapján döntenél, hogy mennyibe kerül az autó. Ha így lenne, akkor azt hiszem, hogy a Mercedes vagy a Porsche abba is hagyhatná az autógyártást! :)

Tehát ahhoz, hogy egy szoftver árát minősíteni tudd, először is meg kell határoznod a céljaidat: mit akarsz elérni a szoftver használatával, mik az elvárásaid, milyen funkciókat szeretnél.

Mik lehetnek ezek a célok? Tipikusan egy szoftver a következőkben tud jelentős segítséget nyújtani számodra (természetesen ezeket az üzleti igényeidre kell szabni):

• nagy mennyiségű, egyszerű, ismétlődő, ugyanolyan módon végrehajtandó feladatok gyorsabb, időzített és akár teljesen automatizált elvégzése (pl. minden ügyfeled számára egyedi ajánlatok készítése az ügyfél nyilvántartásod és egy Word sablon alapján, majd ezek e-malben való kiküldése)
• bonyolult, nagy számításigényű, de algoritmizálható feladatok jelentősen gyorsabb elvégzése (pl. több kézbesítési ponttal rendelkező útvonal optimalizálása egy futárszolgálat számára)
• adatok rögzítése, rendszerezett tárolása, gyors visszakeresése, szűrése, listázása, rendezése, részleteinek megtekintése, kapcsolódó adatok elérése (pl. az ügyfeleid története: mikor, mit vásároltak, milyen kommunikáció zajlott köztetek, hogyan reagáltak a marketing kampányaidra: nagyon hasznos lehet, ha ezt megnézed, mielőtt tárgyalsz velük)
• naprakész statisztikák, kimutatások biztosítása (pl. mennyire nyereséges egy terméked, mennyire volt hatásos egy reklám kampányod, kik a legjobb vevőid, mennyit költenek ők átlagosan, kik a rossz vevőid)
• adatok feldolgozása: számítási, átalakítási, kommunikációs feladatok (pl. ha alvállalkozót alkalmazol a termékeid házhozszállítására, akkor egy online megrendelés esetén automatikusan értesítheted e-mailben őket arról, hogy mi lesz a feladatuk)
• papír alapú adattárolás és kommunikáció felváltása elektronikus alapúra (amit persze bármikor kinyomtathatsz)
• folyamatok, feladatok állapotainak nyomonkövetése (pl. ha határidős projektjeid vannak, hasznos lehet egy projekt és feladat nyilvántartó és tervező rendszer, hogy egy munka csúszására, egy erőforrás kiesésére, stb., hatékonyan tudj reagálni)
• tevékenységek naplózása (pl. ha szeretnéd tudni, hogy melyik alkalmazottad mikor, mit csinált, vagy hogy mennyire hatékony)
• ellenőrzési feladatok a hibázási arány csökkentése érdekében (pl. ne adhasson az értékesítőd az ajánlatban véletlenül 55% engedményt 5% helyett)
• a bevált legjobb módszerek szerinti munkavégzés kikényszerítése (pl. az értékesítőid egységes módon vegyenek fel a nyilvántartásodba új ügyfelet, gyűjtsenek be róla minden fontos adatot, és rögzítsenek minden kommunikációt: így ha le kell váltanod az értékesítődet, nem kell attól félned, hogy az ügyféladataid is eltűnnek vele együtt, és könnyen át tudod adni az ügyfél kezelését egy másik értékesítőnek)
• mobilitás támogatása (pl. ha otthonról, vagy a reptérről is hozzá akarsz férni a céged adataihoz)

A szoftvervételre mindig úgy kell tekintened, mint egy befektetésre: időt, energiát, munkát, pénzt kell áldoznod a kifejlesztéskor, a bevezetéskor, a betanuláskor, a használat során, a hibák javításakor, a továbbfejlesztések esetén, cserébe (jó esetben) kevesebb alkalmazottad, kisebb szaktudással, kevesebb hibával, gyorsabban, több munkát fog tudni elvégezni, ezáltal növekedhet a profitod, csökkenhetnek a költségeid, megbízhatóbb, magasabb színvonalú lesz a céged teljesítménye, nő a vevőid száma és elégedettsége.

A serpenyőnek tehát két oldala van, és elvileg a döntés egyszerű: ha adott kockázat mellett és idő alatt megtérül a befektetésed, azaz egy elvárt nyereséget termel, akkor megéri belevágnod, ha nem, akkor nem.

A gyakorlat azonban sajnos bonyolultabb. Ugyanis nem könnyű megbecsülnöd azokat a nyereségeket, amelyek a minőség, a kiszámíthatóság, a megbízhatóság, a hatékonyság, a presztízs, a vevői elégedettség, a gyorsaság növekedésében, vagy a kockázatok, az ugyanolyan eredményhez szükséges munkaidő és képzettség, a hiba lehetőségek csökkenésében jelentkeznek. Emellett a költségoldalt sem egyszerű megtervezned, hiszen egy szoftver bevezetése és üzemeltetése egy csomó olyan járulékos költséggel, munkával és buktatókkal járhat, amire sok esetben csak a rutinos vezetők gondolnak.

Mindezen nehézségek ellenére azt javaslom, hogy ha egy szoftver bevezetésén töröd a fejed, akkor:

1. határozd meg a céljaidat (mert ugye a legjobb kapitány sem tudja jól irányítani a hajót, ha nem tudja, hová tart)
2. kérj ajánlato(ka)t a céljaid megvalósítására
3. készíts egy megtérülési becslést (mennyi idő alatt, milyen kockázat, költségek és munka mellett, milyen és mennyi pénzbeli és nem pénzbeli nyereség fog keletkezni)
4. majd a megtérülési becslés alapján dönts arról, hogy megéri-e belevágnod

Összefoglalva: az, hogy egy szoftver olcsó vagy drága, az relatív. Lehet, hogy számodra egy 10M Ft-os bevezetési és havi 200e Ft-os üzemeltetési költségű szoftver olcsó, mert ezzel havi 2M Ft többletbevételt tudsz elérni ugyanannyi munkával, és 6 hónap alatt megtérül, aztán pedig nyereséget termel (például egy munkafolyamat támogató rendszer, amely használatával az iparági átlagos 1 hét helyett 1 nap alatt tudod kiszolgálni az ügyfeleidet). De az is lehet, hogy egy 200e Ft bevezetési és havi 10e Ft üzemeltetési költségű szoftver drága, mert csak viszi a pénzt, de eredményeket nem hoz (pl. egy "céges" honlap, amit csak azért csináltattál meg, mert már mindenkinek van, de senki nem látogatja).

Ne olcsó és drága szoftverben gondolkozz tehát, hanem megtérülőben és veszteséget termelőben. Az előbbiek nagy előrelépést jelenthetnek a vállalkozásod fejlődésében, az utóbbiakat pedig jobb, ha elkerülöd.

A következő bejegyzésemben a szoftverek használatának költségeiről fogok írni, ugyanis ezek a legtöbb esetben nem egyeznek meg azok áraival. A megtérülési becslés elkészítésekor ugyanakkor nagyon fontos, hogy minden ráfordítást bekalkulálj, különben könnyen rossz döntést hozhatsz.

Ha e-mailt írnál nekem: attila.bernath{kukac}nexio.hu.

Manapság már talán nem is létezik olyan cég, aki versenyképes tudna lenni anélkül, hogy számítógépeket használjon.

A legalapvetőbb dolgok, amire a kisebb cégek is használják ma már a számítógépeket:

• webes böngészés
• e-mailek kezelése
• dokumentumok előállítása, szövegszerkesztés
• táblázatok, kalkulációk, grafikonok készítése
• prezentációk összeállítása
• naptár, időbeosztás, feladatok szervezése

A lista persze nem teljes. Elmondható viszont, hogy a web böngészést leszámítva a többi tevékenység elvégzéséhez egy irodai szoftvercsomagra van szükséged. Erre a leggyakoribb megoldás a Microsoft Office programcsalád.

A Microsoft Office annyira egyeduralkodóvá vált az elmúlt időben, hogy az általa használt formátumok (Word doc, Excel xls, PowerPoint ppt, stb.) támogatása elengedhetetlen a te céged számára is, különben nehézkesen tudsz csak kommunikálni másokkal. Pár éve még nem nagyon volt alternatíva, meg kellett venned a MS Office-t, és kész. Ez azonban nem olcsó, főleg ha több számítógépen, több alkalmazottadnak is használnia kell a szoftvert. Szinte évente új verzió jön ki, akkor frissítened is muszáj: újabb költség.

Ma már azonban van választási lehetőséged. Több szoftver is megjelent az irodai igények kiszolgálására: ilyen a Google Dokumentumok, az OpenOffice, a ráépülő MagyarOffice, vagy a SoftMaker Office.

Valószínűleg az elérhető funkciók terén egyik sem tud olyan sokat, mint a Microsoft Office, de ez nem feltétlenül hátrány, ugyanis a Microsoft Office felhasználók 90%-a a 10%-át sem használja ki a program tudásának, sőt, a legtöbben nem is tudnak egy csomó lehetőségről, amit használhatnának.

A legtöbb alap funkciót, amire pl. egy induló vállalkozásnak szüksége lehet, a felsorolt szoftverek mindegyike tudja. Ha ezek elegendőek számodra, akkor akár jelentős költségcsökkentést is el tudsz érni a MS Office használatához képest. A Google Dokumentumokat és az OpenOffice-t akár ingyenesen is használhatod, de a többi szoftver ára is töredéke a MS Office árának.

A teljestmény és megbízhatóság terén akár még elégedettebb is lehetsz az alternatív szoftverekkel. Régebbi vagy gyengébb számítógépekre, esetleg netbookokra (ezek gyakorlatilag olyan kisebb és gyengébb teljesítményű laptopok, amelyeket elsősorban internetezésre terveztek) is telepíthetőek és kevesebb erőforrást használnak, gyorsabban futnak. A SoftMaker Office-t még USB meghajtóról (pendrive-ról) is használhatod, a Google Dokumentumokat pedig telepíteni sem szükséges, hiszen ez egy webes alkalmazás, csak egy böngésző kell a használatához.

Ha jobban bízol a nyílt forráskódú szoftverekben, az OpenOffice ilyen. Ha Linux-od vagy MacOS-ed, esetleg Solaris-od vagy Windows CE-s mobil eszközöd van, valamelyik MS Office alternatívát biztosan fogod tudni használni.

Persze elképzelhető, hogy apróbb kompatibilitási gondok merülnek fel, ha nem a MS Ofiice-t használod. Lehet, hogy a mobil telefonoddal való szinkronizálás pl. nem fog működni, vagy nem lesz olyan jó szinonima szótárad, esetleg internet kapcsolat nélkül nem fogod tudni elérni a dokumentumaidat.

Vannak tehát érvek és ellenérvek mindegyik szoftver tekintetében.

Összefoglalva: ha hajlandó vagy néhány MS Office képességről lemondani, akkor olcsó és jó választás lehet más irodai szoftvercsomagot használnod. Ha szorít a nadrágszíj, egy próbát megérnek, nem?

Írd meg kommentben, hogy te melyik szoftvert használod, és hogy mennyire vagy elégedett vele! Segítsük ezzel egymást a döntésben!

Ha e-mailt írnál nekem: attila.bernath{kukac}nexio.hu.